Le compte à rebours a commencé ! Le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») sera d’application.
Le RGPD prévoit de nouvelles obligations en matière de collecte et protection des données personnelles mais surtout, il prévoit la possibilité pour l’autorité de contrôle de sanctionner sévèrement les sociétés qui ne respecteraient pas la règlementation.
Il est, dans ce contexte, grand temps de veiller à être « GDPR compliant ».
Pour cela, il y a lieu de procéder par étapes :
- Etape 1 : Localisez les données personnelles collectées et traitées
Il est important que chaque entreprise localise tous les traitements de données personnelles qu’elle effectue (base de données clients, employés, emails entre le personnel et les clients, emails du personnel etc). Tous les traitements doivent être répertoriés. Le fondement des traitements doit être identifié ainsi que les lieux de stockage, la durée de conservation etc.
- Etape 2 : Sécurisez les données traitées
En fonction des données identifiées, il y a lieu d’organiser leur structuration et d’en sécuriser les traitements, tout en conscientisant le personnel comme les co-contractants sur l’importance du traitement des données et de leur sécurisation.
- Etape 3 : Adaptez les contrats, les règles internes et externes
Eu égard aux nouvelles obligations, des adaptations seront nécessaires dans les règles à l’intention du personnel, comme dans les règles applicables à la clientèle. Les contrats avec les sous-traitants devront intégrer de nouvelles clauses notamment en cas d’atteinte aux données personnelles traitées. Chaque entreprise devra en outre être prête à donner suite aux demandes de toutes personnes souhaitant exercer ses droits d’accès, de rectification, de portabilité sur ses données personnelles etc.
Pour ceux qui n’ont pas encore débuté ce travail, il convient de veiller à ne plus trop tarder. Il va de soi que nous sommes là pour vous assister dans ces différentes étapes.
Excellente année 2018,
Guilmot & Bassine
Certification DPO SOLVAY BUSINESS SCHOOL (en cours)